Was ist eine Qualifikationsmatrix?

Eine Qualifikationsmatrix ist eine Tabelle, die für jede Person im Unternehmen zeigt, welche Qualifikationen und Kompetenzen vorhanden, erforderlich oder bald fällig sind. Die Zeilen sind Mitarbeitende, die Spalten Kompetenzen, die Zellen Soll- und Ist-Stufen. Andere Bezeichnungen sind Kompetenzmatrix, Qualifizierungsmatrix oder kurz Qualimatrix, englisch qualification matrix. Unternehmen nutzen sie für Personalplanung, Vertretungen und den Kompetenznachweis nach ISO 9001.
Stand: Oktober 2026

Natürlich ist ab einer gewissen Mitarbeiterzahl eine „handgeführte“ Excel-Tabelle nicht mehr hilfreich. Der Aufwand zur händischen Pflege steht in keinem Verhältnis zum Nutzen mehr und auch die zielgerichtete Auswertung ist sehr umständlich. Daher ist eine moderne Qualifikationsmatrix Teil des digitalen Managementsystems und eng mit der Organisationsstruktur bzw. der Personalverwaltung gekoppelt.

Inhalt

• Was sind die Aufgaben einer Qualifikationsmatrix?
• Was genau sind Kompetenzen?
• Wer arbeitet mit einer Qualifikationsmatrix?
• Braucht man für eine Kompetenzmatrix eine spezielle Software?
• Wie ist eine Qualifikationsmatrix aufgebaut?
• Wie erstelle ich eine Qualifikationsmatrix?
• Wie bewertet man eine Kompetenz?
• Wie hängen Qualifikationsmatrix und Lernmanagement zusammen?
• Häufige Fragen zur Qualifikationsmatrix
• Weiterführende Links

Was sind die Aufgaben einer Qualifikationsmatrix?

Als Teil des Managementsystems ist sie eines von vielen Werkzeugen zur Erreichung der Unternehmensziele. Eigentlich unentbehrlich ist sie bei der Personalplanung und der Personalentwicklung. Sie bildet die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter und vergleicht diese mit den geforderten Fähigkeiten einer bestimmten Stelle. So lässt sich diese Stelle leicht mit den fähigsten Mitarbeitern besetzen. Dies ist besonders bei der Besetzung von Vertretungen oder bei Umstrukturierungen äußerst hilfreich. Kompetenzlücken sind jetzt schnell erkannt und lassen sich durch gezielte Lern- und Fördermaßnahmen beseitigen. Die wesentlichsten Aufgaben einer Qualifikationsmatrix sind also:

• Überblick verschaffen über die aktuellen Fähigkeiten und Kompetenzen jedes Mitarbeiters
  • Vorhandene Kompetenzen
  • Bald ablaufende Kompetenzen
  • Fehlende Kompetenzen
• Vergleichsmöglichkeit mit den erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen einer bestimmten Stelle oder Rolle
• Gezielte Zuweisung erforderlicher Qualifizierungs- oder Schulungsmaßnahmen für einzelne Mitarbeiter/Teams/Abteilungen ermöglichen
• Den Fortschritt der entsprechenden Qualifizierungsmaßnahmen aufzeigen
• Förderung und Erhöhung des Wissensstandes im Unternehmen

Was genau sind Kompetenzen?

Wenn man von Kompetenzen spricht, sind meistens die fachlichen Kompetenzen, auch Hardskills genannt, gemeint. Sie bezeichnen die Fähigkeit von Mitarbeitern, konkrete Aufgaben und Sachverhalte selbständig und eigenverantwortlich bewältigen zu können. Allerdings sind auch die sozialen Kompetenzen, die Softskills, für eine gute Zusammenarbeit im Team wichtig. Diese lassen sich aber nicht so leicht quantifizieren und fallen daher eher in den Bereich der Beurteilung durch die Führungskräfte. Die Hardskills hingegen lassen sich durchaus nachweisen und bewerten, zum Beispiel durch den Erwerb einer Qualifikation durch Absolvierung einer Mitarbeiterschulung. Bereits vorhandene Fertigkeiten und erlangte Erfahrungen werden auch eingeschätzt und benotet. Die fachliche Kompetenz eines Mitarbeiters ist daher die Summe aus nachgewiesener Qualifikation, erlernter Fertigkeiten und der erlangten Erfahrung.

Wer arbeitet mit einer Qualifikationsmatrix?

Da sie besonders bei der Personalplanung und -entwicklung zum Einsatz kommt, bedient sich natürlich die Personalabteilung bzw. das Human Resource Management ihrer Hilfe. Personalpläne und Stellvertretungen sowie Stellenausschreibungen lassen sich damit zielgerichtet und zum Teil auch automatisiert erstellen. Allerdings kann man sie im modernen digitalen Management, welches sich durch einen hohen Grad an Vernetzung auszeichnet, noch effektiver einsetzen. Beispielsweise können Teamleiter in den verschiedensten Abteilungen den Kompetenzstand ihrer Teammitglieder auf bestimmte Projekte hin darstellen und gezielt aufbauen. Den Wissensstand im Unternehmen zu kennen und aufzubauen spielt natürlich auch eine große Rolle für die Führung eines Unternehmens und dessen strategische Ausrichtung. ISO 9001 verlangt in Kapitel 7.2, dass Organisationen die nötige Kompetenz bestimmen, sicherstellen und als dokumentierte Information nachweisen. Außerdem muss die Organisation das Wissen bestimmen und aufrechterhalten, das für ihre Prozesse nötig ist. Die im September 2026 erschienene ISO 9001:2026 behält diese Anforderungen bei. Neu ist beim Bewusstsein (Kapitel 7.3): Beschäftigte sollen die Qualitätskultur und das erwartete ethische Verhalten der Organisation kennen. Zertifikate nach ISO 9001:2015 gelten in der Übergangsfrist bis September 2029 weiter. Die Qualifikationsmatrix ist für beides das übliche Werkzeug: Sie zeigt Kompetenzen, Nachweise und fällige Schulungen auf einen Blick und ist damit Teil des integrierten Managementsystems und des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Braucht man für eine Kompetenzmatrix eine spezielle Software?

Für kleine Teams reicht eine Excel-Tabelle. Sobald sich Mitarbeitende, Stellen oder Fristen häufig ändern, lohnt sich Software, weil sie Ablaufdaten überwacht und Schulungsnachweise automatisch übernimmt. Infrage kommen drei Arten: Tabellenkalkulation mit Vorlage, Module in HR-Software und Lernmanagementsysteme mit integrierter Matrix wie die Qualifikationsmatrix in sycat eLU. Lernmanagementsysteme tragen bestandene Schulungen und Unterweisungen direkt in die Matrix ein. Also sollte die Kompetenzmatrix besser ein Teil der vorhandenen Software sein, die im Personalmanagement oder der Personalverwaltung ohnehin eingesetzt werden. Noch besser ist es, wenn sie auch mit anderen Managementsystemen vernetzt ist, beispielsweise dem Lern- und Wissensmanagement.

Wie ist eine Qualifikationsmatrix aufgebaut?

Der Aufbau richtet sich natürlich nach den konkreten Anforderungen und ist daher sicher in jedem Unternehmen etwas anders. Allerdings ist er grundsätzlich ähnlich und wird darüber hinaus den speziellen Bedürfnissen angepasst und verfeinert. Prinzipiell erfasst man erst einmal sämtliche Mitarbeiter. Die Mitarbeiter sollten natürlich noch zu größeren Einheiten gruppiert und/oder sortiert werden können, wie etwa Abteilungen, Teams oder Funktionen. Sie bilden die Zeilen der Matrix. In den Spalten findet man die einzelnen Kompetenzen. Diese können ebenfalls gruppiert bzw. sortiert werden, nach etwa fachlichen, methodischen und persönlichen Kompetenzen. Natürlich kann man auch andere Unterteilungen vornehmen, wie etwa IT-Kenntnisse, Logistik, Sprachen usw. Die nachgewiesenen Fähigkeiten jedes einzelnen Mitarbeiters kommen dann die in die entsprechende Spalte. Der Status der Kompetenz (erforderlich, vorhanden, läuft bald ab, ...) wird farblich und die Bewertung durch einen Zahlenwert dargestellt. Wie viele Werte die Skala der Qualifikationsmatrix beinhaltet, kann frei definiert werden (mindestens 2, maximal 10). Dadurch lassen sich viele Informationen in der Matrix abbilden. Dies können beispielsweise eine bald ablaufende Qualifizierung oder eine erfolgte Schulung sein. Einmal angelegt lassen sich jetzt Kompetenzen und -lücken auf einen Blick erkennen und die entsprechenden Maßnahmen zuweisen.

Beispiel einer Qualifikationsmatrix

 

Lesart: Ist / Soll. Stufen: 0 = nicht vorhanden, 1 = Grundkenntnisse, 2 = selbständig, 3 = kann anleiten. Liegt der Ist-Wert unter dem Soll-Wert oder ist ein Nachweis abgelaufen, besteht Schulungsbedarf.

Wie erstelle ich eine Qualifikationsmatrix?

In sechs Schritten: Zeilen und Spalten anlegen, eine Bewertungsskala festlegen, Soll-Werte bestimmen, Ist-Werte erheben und beides vergleichen. Aus den Lücken folgen die Maßnahmen.

1. Zeilen anlegen: alle Mitarbeitenden, gruppiert nach Abteilung, Team oder Arbeitsplatz.
2. Spalten anlegen: die Kompetenzen, gegliedert in Oberkategorien wie fachlich, methodisch und persönlich, darunter die einzelnen Qualifikationen.
3. Bewertungsskala festlegen, zum Beispiel 0 bis 3, mit schriftlichen Kriterien für jede Stufe.
4. Soll-Werte je Stelle oder Rolle bestimmen.
5. Ist-Werte erheben: Schulungsnachweise, Zertifikate und die Einschätzung der Führungskraft.
6. Soll und Ist vergleichen, Maßnahmen zuweisen, Ablaufdaten und Wirkung überwachen.

Wie bewertet man eine Kompetenz?

Wie wir gesehen haben, ist eine fachliche Kompetenz eines Mitarbeiters die Summe aus nachgewiesener Qualifikation, erlernter Fertigkeiten und der erlangten Erfahrung. Um eine Qualifikationsmatrix sinnvoll zu nutzen, müssen diese Kompetenzen im gesamten Unternehmen ähnlich und nachvollziehbar bewertet werden. Es ist also im Vornherein zu klären, welche Abstufungen sinnvoll sind. Reichen Schulnoten von 1 bis 5 oder sogar bloß drei Stufen? Oder müssen die Kompetenzen noch feiner aufgelöst werden? Zudem sollten Richtlinien erarbeitet werden, damit es objektive Kriterien bei der persönlichen Beurteilung eines Mitarbeiters durch den Vorgesetzten oder Teamleiter gibt. Die Bewertung einer erlangten Qualifikation bereitet sicher die wenigsten Probleme, da hier ein dokumentierter Nachweis existiert. Die Beurteilung anders erlangter Fertigkeiten und die Erfahrungen ist allerdings ein Stück weit auch Ermessensfrage. Daher stimmt man die entsprechenden Kriterien auch in einem Einführungs-Workshop vorher ab.

Wie hängen Qualifikationsmatrix und Lernmanagement zusammen?

In diesem Sinne ist es natürlich zweckmäßig, die nachweisbaren Qualifikationen auch als solche extra zu kennzeichnen. Denn dann ist es auch möglich, die Qualifikationsmatrix im Sinne des digitalen Managementsystems direkt mit einem Lern-Managementsystem zu verknüpfen. Zum einen unterscheidet man auf einen Blick eine nachgewiesene (objektive) Kompetenz von einer (zum Teil subjektiven) Beurteilung. Zum anderen werden dann auf diesen Weg erlangte Kompetenzen automatisch in die Qualifikationsmatrix aufgenommen, beispielsweise eine absolvierte Sicherheitsunterweisung. Auch lassen sich direkt in der Matrix Maßnahmen zuweisen, wie etwa eine Online-Schulung. Der entsprechende Mitarbeiter erhält dann die Aufforderung und den Zugang zu der Schulung per E-Mail. Diese ist innerhalb einer bestimmten Frist im Lern-Management-System zu absolvieren. Nach erfolgtem Verständnisnachweis wird die Kompetenz in der Matrix automatisch aktualisiert. Aber auch andere Bereiche im Unternehmen sind im Managementsystem vernetzt. So werden beispielsweise im Bereich der Dokumentenlenkung neue Arbeits- oder Verfahrensanweisungen als „unterweisungspflichtig“ gekennzeichnet. Der Verantwortliche stellt eine entsprechende Schulung für die betroffenen Mitarbeiter und Abteilungen in das Lern-Management-System. Ob und wann die Mitarbeiter diese Schulung auch erfolgreich absolviert haben, lässt sich hochaktuell in der Qualifikationsmatrix erkennen.

Häufige Fragen zur Qualifikationsmatrix

Was ist der Unterschied zwischen Qualifikationsmatrix und Kompetenzmatrix?

In der Praxis meinen beide Begriffe dieselbe Tabelle. Genau genommen ist eine Qualifikation nachgewiesen, etwa durch Zertifikat oder Schulung. Eine Kompetenz umfasst zusätzlich Erfahrung und Fertigkeiten, die eine Führungskraft einschätzt.

Ist eine Qualifikationsmatrix Pflicht?

Die Form schreibt keine Vorschrift vor. ISO 9001 verlangt aber in Kapitel 7.2 den Nachweis der nötigen Kompetenz, und im Arbeitsschutz müssen Unterweisungen dokumentiert werden. Die Qualifikationsmatrix ist der übliche Weg, beides übersichtlich zu belegen.

Wie oft sollte eine Qualifikationsmatrix aktualisiert werden?

Bei jeder Änderung: neue Mitarbeitende, abgeschlossene Schulungen, ablaufende Nachweise. Zusätzlich hat sich eine vollständige Prüfung mindestens einmal im Jahr bewährt, etwa vor dem internen Audit oder den Mitarbeitergesprächen.

Gibt es eine Vorlage für eine Qualifikationsmatrix?

Die Beispieltabelle in diesem Artikel ist eine einfache Vorlage: Mitarbeitende in den Zeilen, Kompetenzen in den Spalten, Ist- und Soll-Stufe in jeder Zelle. Für wenige Personen reicht sie als Tabellenkalkulation. Bei vielen Beschäftigten und Fristen spart eine Software die manuelle Pflege.

Wie heißt Qualifikationsmatrix auf Englisch?

Üblich sind qualification matrix, skills matrix oder competency matrix. Gemeint ist jeweils dieselbe Übersicht über vorhandene und geforderte Qualifikationen.

Weiterführende Links

Wenn Sie sich mehr für digitale Managementsysteme interessieren, dann sollten Sie die folgende Seite besuchen. Dort erfahren Sie, wie sich mit einer zentralen Software verschiedene Managementbereiche, wie etwa Qualitäts-, Dokumenten-, Lern- und Maßnahmenmanagement, zusammenführen lassen: Das moderne digitale Managementsystem Das Bindeglied zwischen den verschiedenen Bereichen sind übrigens die Geschäftsprozesse. Was Geschäftsprozesse genau sind, wie man sie modelliert und welche Vorteile das Business Process Management (BPM) bietet, erfahren Sie hier: Prozessmodellierung einfach erklärt Was gehört noch alles zu einem Lern-Management-System? Wie ist es aufgebaut und welche Funktionalitäten sind wichtig? Hier gibt es eine kleine Tour durch ein LMS: Was kann ein Lern-Management-System noch?
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