Qualifikationsmatrix – Aufbau, Anwendung und Vorteile

Was sind die Aufgaben einer Qualifikationsmatrix?

Als Teil des Managementsystems ist sie eines von vielen Werkzeugen zur Erreichung der Unternehmensziele.

Eigentlich unentbehrlich ist sie bei der Personalplanung und der Personalentwicklung.

Sie bildet die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter und vergleicht diese mit den geforderten Fähigkeiten einer bestimmten Stelle. So lässt sich diese Stelle leicht mit den fähigsten Mitarbeitern besetzen. Dies ist besonders bei der Besetzung von Vertretungen oder bei Umstrukturierungen äußerst hilfreich.

Kompetenzlücken sind jetzt schnell erkannt und lassen sich durch gezielte Lern- und Fördermaßnahmen beseitigen.

Die wesentlichsten Aufgaben einer Qualifikationsmatrix sind also:

• Überblick verschaffen über die aktuellen Fähigkeiten und Kompetenzen jedes Mitarbeiters
  • Vorhandene Kompetenzen
  • Bald ablaufende Kompetenzen
  • Fehlende Kompetenzen
• Vergleichsmöglichkeit mit den erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen einer bestimmten Stelle oder Rolle
• Gezielte Zuweisung erforderlicher Qualifizierungs- oder Schulungsmaßnahmen für einzelne Mitarbeiter/Teams/Abteilungen ermöglichen
• Den Fortschritt der entsprechenden Qualifizierungsmaßnahmen aufzeigen
• Förderung und Erhöhung des Wissensstandes im Unternehmen

Was genau sind Kompetenzen?

Wenn man von Kompetenzen spricht, sind meistens die fachlichen Kompetenzen, auch Hardskills genannt, gemeint. Sie bezeichnen die Fähigkeit von Mitarbeitern, konkrete Aufgaben und Sachverhalte selbständig und eigenverantwortlich bewältigen zu können.

Allerdings sind auch die sozialen Kompetenzen, die Softskills, für eine gute Zusammenarbeit im Team wichtig. Diese lassen sich aber nicht so leicht quantifizieren und fallen daher eher in den Bereich der Beurteilung durch die Führungskräfte.

Die Hardskills hingegen lassen sich durchaus nachweisen und bewerten, zum Beispiel durch den Erwerb einer Qualifikation durch Absolvierung einer Mitarbeiterschulung. Bereits vorhandene Fertigkeiten und erlangte Erfahrungen werden auch eingeschätzt und benotet.

Die fachliche Kompetenz eines Mitarbeiters ist daher die Summe aus nachgewiesener Qualifikation, erlernter Fertigkeiten und der erlangten Erfahrung.

Wer arbeitet mit einer Qualifikationsmatrix?

Da sie besonders bei der Personalplanung und -entwicklung zum Einsatz kommt, bedient sich natürlich die Personalabteilung bzw. das Human Resource Management ihrer Hilfe. Personalpläne und Stellvertretungen sowie Stellenausschreibungen lassen sich damit zielgerichtet und zum Teil auch automatisiert erstellen.

Allerdings kann man sie im modernen digitalen Management, welches sich durch einen hohen Grad an Vernetzung auszeichnet, noch effektiver einsetzen.

Beispielsweise können Teamleiter in den verschiedensten Abteilungen den Kompetenzstand ihrer Teammitglieder auf bestimmte Projekte hin darstellen und gezielt aufbauen.

Den Wissenstand im Unternehmen zu kennen und aufzubauen spielt natürlich auch eine große Rolle für die Führung eines Unternehmens und dessen strategische Ausrichtung.

Zur Erfüllung des Qualitätsmanagements nach ISO EN DIN 9001:2015 müssen Organisationen ihren Wissensstand bestimmen und steuern können. Die Norm verlangt dies, um die Qualität der Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen und stetig zu verbessern. Diese Anstrengungen müssen dokumentiert werden. Die Qualifikationsmatrix ist also auch Bestandteil des integrierten Managementsystems und des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Braucht man für eine Kompetenzmatrix eine spezielle Software?

Die Antwort lautet: Jein.

Für ein kleines Unternehmen oder Organisation reicht eine einfache Excel-Tabelle oder ein RACI Chart (Roles and Responsibilites Matrix), wie sie es vielleicht aus einem Projektplan kennen, aus.

Allerdings stößt man mit solchen „halbprofessionellen“ Lösungen ab einer höheren Mitarbeiterzahl schnell an die Grenzen. Diese Tabellen sind erstens zu unflexibel in der Auswertung. Denn mehr als die Spalten alphabetisch oder numerisch zu sortieren, kann man nicht unbedingt machen. Der größere Nachteil liegt aber in der fehlenden (oder nur sehr schwer umzusetzenden) automatischen Aktualisierung. Jeder neue oder ausgeschiedene Mitarbeiter sowie jede geänderte Kompetenz müssen manuell gepflegt werden. Außerdem ist die gleichzeitige Nutzung durch mehrere User umständlich oder auch schlichtweg nicht möglich.

Also sollte die Kompetenzmatrix besser ein Teil der vorhandenen Software sein, die im Personalmanagement oder der Personalverwaltung ohnehin eingesetzt werden. Noch besser ist es, wenn sie auch mit anderen Managementsystemen vernetzt ist, beispielsweise dem Lern- und Wissensmanagement.

Wie ist eine Qualifikationsmatrix aufgebaut?

Der Aufbau richtet sich natürlich nach den konkreten Anforderungen und ist daher sicher in jedem Unternehmen etwas anders. Allerdings ist er grundsätzlich ähnlich und wird darüber hinaus den speziellen Bedürfnissen angepasst und verfeinert.

Prinzipiell erfasst man erst einmal sämtliche Mitarbeiter. Die Mitarbeiter sollten natürlich noch zu größeren Einheiten gruppiert und/oder sortiert werden können, wie etwa Abteilungen, Teams oder Funktionen. Sie bilden die Zeilen der Matrix.

In die Spalten trägt man die einzelnen Kompetenzen. Diese können ebenfalls gruppiert bzw. sortiert werden, nach etwa fachlichen, methodischen und persönlichen Kompetenzen. Natürlich kann man auch andere Unterteilungen vornehmen, wie etwa IT-Kenntnisse, Logistik, Sprachen usw.

Die nachgewiesenen Fähigkeiten jedes einzelnen Mitarbeitern kommen dann die in die entsprechende Spalte. Die Bewertung lässt nach Zahlen oder Farbcode vornehmen, der die Kompetenzen bestmöglich auflöst. Die Einfärbungen ermöglichen es, den Qualifizierungsstand auf einem Blick zu erkennen, da sich reine Zahlenwerte nicht bildlich erfassen lassen.

In welcher Feinheit die Abstufungen (Zahlenwerte oder Farben) genau erfolgen, ist dem konkreten Anwendungsfall geschuldet. Manche Kompetenzen erfordern Abstufungen von bis zu neun Stufen, andere Bereiche vielleicht vier oder fünf.

In einer optionalen zweiten Zeile kann man die für die Tätigkeit erforderliche Kompetenzstufe eintragen.

Natürlich lassen sich Farbcodes und numerische Angaben in einer Zelle auch kombinieren. Dadurch lassen sich noch viel mehr Informationen in der Matrix abbilden. Dies können eine bald ablaufende Qualifizierung oder erfolgte Maßnahmen, etwa eine Schulung, sein.

Einmal angelegt lassen sich jetzt Kompetenzen und -lücken auf einem Blick erkennen und die entsprechenden Maßnahmen zuweisen.

Insgesamt sind Folgende Schritte sind zu absolvieren:

1. Anlegen der Funktionen (Zeilen)
   • Abteilungen
   • Teams
   • Arbeitsplätze
   • Mitarbeiter
2. Anlegen der Kompetenzen (Spalten)
   • Oberkategorien der Kompetenzen
   • Die jeweiligen Qualifikationen
3. SOLL-Werte bestimmen
4. IST-Werte ermitteln
5. Vergleich der SOLL und IST-Werte
6. Maßnahmen entwickeln, Wirkung kontrollieren

Wie bewertet man eine Kompetenz?

Wie wir gesehen haben, ist eine fachliche Kompetenz eines Mitarbeiters die Summe aus nachgewiesener Qualifikation, erlernter Fertigkeiten und der erlangten Erfahrung.

Um eine Qualifikationsmatrix sinnvoll zu nutzen, müssen diese Kompetenzen im gesamten Unternehmen ähnlich und nachvollziehbar bewertet werden. Es ist also im Vornherein zu klären, welche Abstufungen sinnvoll sind. Reichen Schulnoten von 1 bis 5 oder sogar bloß drei Stufen? Oder müssen die Kompetenzen noch feiner aufgelöst werden? Zudem sollten Richtlinien erarbeitet werden, damit es objektive Kriterien bei der persönliche Beurteilung eines Mitarbeiters durch den Vorgesetzten oder Teamleiters gibt.

Die Bewertung einer erlangten Qualifikation bereitet sicher die wenigsten Probleme, da hier ein dokumentierter Nachweis existiert. Die Beurteilung anders erlangter Fertigkeiten und die Erfahrungen ist allerdings ein Stück weit auch Ermessensfrage. Daher stimmt man die entsprechenden Kriterien auch in einem Einführungs-Workshop vorher ab.

Die Qualifikationsmatrix als Teil des digitalen Managementsystems

In diesem Sinne ist es natürlich zweckmäßig, die nachweisbaren Qualifikationen auch als solche extra zu kennzeichnen. Denn dann ist es auch möglich, die Qualifikationsmatrix im Sinne des digitalen Managementsystems direkt mit einem Lern-Managementsystem zu verknüpfen.

Zum einen unterscheidet man auf einem Blick eine nachgewiesene (objektive) Kompetenz von einer (zum Teil subjektiven) Beurteilung. Zum anderen werden dann auf diesen Weg erlangte Kompetenzen automatisch in die Qualifikationsmatrix aufgenommen, beispielsweise eine absolvierte Sicherheitsunterweisung.

Auch lassen sich direkt in der Matrix Maßnahmen zuweisen, wie etwa eine Online-Schulung. Der entsprechende Mitarbeiter erhält dann die Aufforderung und den Zugang zu der Schulung per E-Mail. Diese ist innerhalb einer bestimmten Frist im Lern-Management-System zu absolvieren. Nach erfolgtem Verständnisnachweis wird die Kompetenz in der Matrix automatisch aktualisiert.

Aber auch andere Bereiche im Unternehmen sind im Managementsystem vernetzt. So werden beispielsweise im Bereich der Dokumentenlenkung neue Arbeits- oder Verfahrensanweisungen als „unterweisungspflichtig“ gekennzeichnet. Der Verantwortliche stellt eine entsprechende Schulung für die betroffenen Mitarbeiter und Abteilungen in das Lern-Management-System. Ob und wann die Mitarbeiter diese Schulung auch erfolgreich absolviert haben, lässt sich hochaktuell in der Qualifikationsmatrix erkennen.